เคล็ดลับจัดระเบียบเงิน แยกบัญชีธุรกิจให้ปัง บัญชีส่วนตัวไม่พัง

ในยุคที่การทำงานอิสระชาวฟรีแลนซ์และ Multi Jobber ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แต่หลายคนยังมองว่าการจดบันทึกและทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเรื่องเดียวกัน ขณะที่หลายคนมองว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก ไม่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลหรือบริษัท แต่ความจริงแล้วการแยกบัญชีระหว่างเงินที่ได้จากการรับทำงานกับเงินที่ใช้จ่ายส่วนตัว เป็นเรื่องไม่ควรมองข้าม

ประโยชน์ของการแยกบัญชีรายรับรายจ่ายระหว่างส่วนตัวและงาน

• ทำให้เห็นภาพรวมทางการเงินของตัวเองที่ชัดเจนขึ้น ว่ามีรายได้จากการทำงานจากแหล่งต่าง ๆ เท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายส่วนตัวและค่าใช้จ่ายเพื่อการทำงานแต่ละรายการเป็นอย่างไร
• ทำให้สามารถประเมินความสามารถในการทำกำไรของตัวเองได้ว่าการรับงานนั้นมีต้นทุน ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ กำไรที่ได้คุ้มค่ากับเวลาและความเสี่ยงหรือไม่ เพื่อใช้ในการกำหนดค่าบริการที่เหมาะสม
• ทำให้วางแผนและจัดสรรเงินสำหรับอนาคตได้ดียิ่งขึ้น เช่น การแบ่งส่วนกำไรไว้สำหรับการลงทุนเพิ่ม หรือเก็บเป็นเงินสำรองยามฉุกเฉิน หากไม่มีงานเข้ามา
• ใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณและยื่นภาษีเงินได้ประจำปี เพื่อให้การเสียภาษีเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน ลดความเสี่ยงที่จะผิดพลาดและมีหลักฐานพร้อมไว้หากถูกเรียกตรวจสอบภาษี
• สร้างวินัยทางการเงินและความมีเหตุผลในการใช้จ่าย เพราะเมื่อมีการแยกเงินในส่วนของงานออกมา ทำให้เห็นข้อมูลชัดเจน และช่วยให้ใช้จ่ายเงินส่วนตัวอย่างระมัดระวังมากขึ้น

ในทางกลับกัน หากมองข้ามความสำคัญของการแยกบัญชี ก็อาจทำให้เกิดผลเสียตามมาได้ เช่น

• ทำให้ไม่เห็นภาพรวมทางการเงินที่ชัดเจน ไม่รู้ว่ากำไรหรือขาดทุนจากการทำงานเท่าไหร่ จนอาจเผลอใช้จ่ายเงินเกินตัว
• ไม่มีข้อมูลสำหรับกำหนดราคาค่าบริการที่เหมาะสม อาจทำให้ได้กำไรน้อย สูญเสียโอกาสทางรายได้ หรือไม่สามารถแข่งขันกับคนอื่นได้
• ขาดเงินทุนหมุนเวียนเพื่อใช้จ่ายหรือลงทุนเพิ่มในการทำงาน เนื่องจากเอาเงินส่วนที่ควรเก็บไว้เพื่อลงทุนเพิ่มในการทำงานไปใช้จ่ายส่วนตัว
• เกิดปัญหาเรื่องภาษี เพราะไม่สามารถคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้อง เสี่ยงต่อการโดนประเมินย้อนหลังและเสียค่าปรับ
• มีความเครียดและความกังวลในการบริหารเงิน เนื่องจากไม่รู้อย่างชัดเจนว่าเงินหมุนเวียนเพียงพอต่อการใช้จ่ายหรือไม่

ตัวอย่าง อาชีพฟรีแลนซ์ มีรายได้จากการรับทำงาน 50,000 บาทต่อเดือนโดยเฉลี่ย มีค่าใช้จ่ายส่วนตัว 30,000 บาท ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ทำงาน 2,000 บาท ค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 5,000 บาท ค่าเช่าสตูดิโอ 8,000 บาทต่อเดือน 

หากไม่แยกบัญชีรายรับรายจ่าย อาจทำให้รู้สึกว่ามีกำไรต่อเดือน 20,000 บาท (50,000 - 30,000) แต่หากแยกบัญชีงานออกมาชัดเจน จะเห็นว่า

• รายรับจากการทำงาน 50,000 บาท
• หักค่าใช้จ่ายเพื่อทำงาน 15,000 บาท (2,000 + 5,000 + 8,000)
• กำไรที่แท้จริงจากการทำงานเท่ากับ 35,000 บาท

เมื่อนำกำไรจากการทำงาน 35,000 บาทมาหักค่าใช้จ่ายส่วนตัว (30,000 บาท) จะเหลือเงินเก็บ 5,000 บาท (ไม่ใช่ 20,000 บาท) หากไม่จัดทำบัญชีแล้วเห็นข้อมูลชัดเจนอาจใช้เงินเกินตัวหรือไม่มีเงินเก็บสำหรับยามฉุกเฉิน และยังไม่รู้ต้นทุนที่แท้จริงในการรับทำงาน ทำให้กำหนดราคาค่าบริการที่คุ้มค่ากับเวลาและความเสี่ยงไม่ได้

สำหรับผู้ที่ยังไม่เคยจัดทำบัญชี สามารถเริ่มต้น ดังนี้

• แยกบัญชีธนาคารระหว่างใช้ส่วนตัวและใช้ในการทำงานออกจากกัน เพื่อให้ง่ายต่อการแยกข้อมูลในการทำบัญชี
• บันทึกรายรับทั้งจากการทำงานและแหล่งอื่น ๆ ทุกรายการที่เกิดขึ้น พร้อมแนบหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
• บันทึกรายจ่ายทุกรายการ ทั้งส่วนตัวและที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พร้อมแยกหมวดหมู่ให้ชัดเจน เช่น ค่าเดินทาง ค่าวัสดุอุปกรณ์ ค่าสาธารณูปโภค
• สรุปบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อดูกำไรขาดทุนที่เกิดขึ้น

เครื่องมือที่ช่วยให้การจดบันทึกบัญชีง่ายขึ้น

• สมุดจดบันทึกตัวเลขและรายการต่าง ๆ
• โปรแกรมตารางงาน (Spreadsheet) เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets ซึ่งมีฟังก์ชันในการคำนวณและสรุปผลอัตโนมัติ
• แอปพลิเคชันบันทึกบัญชี ที่ช่วยให้บันทึกข้อมูลได้ง่าย พร้อมสรุปผลในรูปแบบกราฟและตาราง
• โปรแกรมบัญชีออนไลน์ซึ่งเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก มีฟีเจอร์จัดการใบแจ้งหนี้ รายงานภาษี

การจัดทำบัญชีและแยกข้อมูลการเงินของงานออกจากส่วนตัว นอกจากจะมีประโยชน์ต่อการบริหารจัดการเงิน ยังมีข้อดีต่อการลงทุนส่วนบุคคลอีกด้วย เนื่องจากเมื่อมีข้อมูลรายรับรายจ่ายที่ชัดเจน จะทำให้สามารถคาดการณ์เงินเหลือหรือไหลเข้าในแต่ละเดือนได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการกำหนดแผนการลงทุนที่เหมาะสม เช่น การจัดพอร์ตลงทุนให้มีสภาพคล่องสอดคล้องกับความต้องการใช้เงิน การเลือกผลิตภัณฑ์ลงทุนให้เหมาะสมกับเป้าหมายและระดับความเสี่ยงของตัวเอง รวมถึงการทยอยลงทุนแบบถัวเฉลี่ยต้นทุน (DCA) ซึ่งทำได้ง่ายและดียิ่งขึ้นเมื่อเรามีการจัดการบัญชีและแยกส่วนเงินลงทุนไว้อย่างชัดเจน

การแยกบัญชีส่วนตัวและบัญชีงานออกจากกัน อาจจะดูยุ่งยากสำหรับชาวฟรีแลนซ์และ Multi Jobber หรือผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัท แต่ประโยชน์ที่ได้รับมีมากมายและคุ้มค่า ทั้งการเห็นภาพรวมทางการเงิน การกำหนดราคาที่เหมาะสม การวางแผนภาษี ไปจนถึงการสร้างวินัยในการใช้จ่ายและการลงทุน